Szanowni Państwo,
W dniu 25 maja 2018 r. weszło w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, zwane potocznie RODO.
Tak jak w pozostałych krajach członkowskich UE, RODO będzie miało w Polsce bezpośrednie zastosowanie. Jego podstawowym zadaniem jest ujednolicenie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych na terenie Unii.
Spółdzielnia mieszkaniowa jest administratorem danych osobowych, i jak każdy administrator danych, spółdzielnia, ma obowiązek wskazać, na jakiej podstawie przetwarza dane osobowe (np. na jakiej podstawie żąda podania określonych danych osobowych). Może być to np. zgoda każdej osoby, której dane dotyczą (art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych) lub przepis prawa, z którego wynika, że wykorzystywanie danych jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienie bądź spełnienia określonego obowiązku (art. 23 ust. 1 pkt 2 tej ustawy). W przypadku spółdzielni mieszkaniowych podstawą do przetwarzania danych osobowych jej członków przez organy spółdzielni są przepisy ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, a w zakresie nieuregulowanym w tych przepisach – ustawy Prawo spółdzielcze i ustawy o własności lokali.
KLAUZULA INFORMACYJNA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH
Szanowni Państwo,
Na przestrzenie ostatnich kilku lat w biurze Spółdzielni podjęliśmy szereg działań mających na celu właściwe zabezpieczenie danych osobowych członków Spółdzielni i właścicieli lokali będących w zasobach MSM „Nowy Dom 82”, którzy członkami Spółdzielni nie są. Pomieszczenia, w których przetwarzane są dane osobowe zabezpieczono drzwiami zamykanymi na klucz. Dostęp do wybranych budynków oraz wybranych pomieszczeń objęty jest systemem kontroli dostępu np. monitoringiem kamer video, alarmem antywłamaniowym, ponadto dostęp do budynków przez całą dobę nadzorowany jest przez służbę ochrony. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby posiadające pisemne, imienne upoważnienia nadane przez Zarząd. Osoby zatrudnione przy przetwarzaniu danych osobowych zostały zaznajomione z zasadami ochrony danych osobowych, w tym szczególnej staranności w trakcie przetwarzania danych osobowych. Osoby zatrudnione w biurze Spółdzielni jak i Członkowie Rady Nadzorczej zobowiązani są do zachowania w tajemnicy udostępnionych im danych osobowych przetwarzanych w spółdzielni. Osoby nieupoważnione mogą przebywać w pomieszczeniach, w których przetwarzane są dane osobowe wyłącznie w obecności osób uprawnionych. Udostępnienie danych osobowych podmiotowi zewnętrznemu może nastąpić wyłącznie po pozytywnym zweryfikowaniu ustawowych przesłanek dopuszczalność takiego udostępnienia. W naszej pracy wykorzystujemy licencjonowane oprogramowanie z zastosowaniem środków ochrony przed szkodliwymi oprogramowaniem.
To tylko niektóre działania i zasady stosowane w celu właściwego zabezpieczenia danych osobowych, które zostały powierzone Spółdzielni.
Przepisy, które zaczynają obowiązywać w Polsce od 25 maja 2018 roku -RODO- wprowadzają zagadnienia którego jednym z celów jest szczegółowe informowanie Państwa o przetwarzaniu Państwa danych osobowych. Stąd też w załączeniu przekazujemy tzw. Klauzulę zawierającą informację, że MSM „Nowy Dom 82” stała się administratorem Państwa danych osobowych. Proszę pamiętać, że administratorem danych Spółdzielnia po prostu jest. Administratora danych nie powołuje się ani nie wyznacza. W konkretnym stanie faktycznym, na mocy przepisów prawa Spółdzielnia uzyskała status administratora danych, tym samym stała się podmiotem praw i obowiązków sprawując pieczę nad Państwa danymi osobowymi.
Zwracamy się z prośbą o potwierdzenie na załączonym Formularzu – Zgoda na przetwarzanie danych osobowych, poprzez złożenie podpisu, że zapoznaliście się Państwo z klauzulą informacyjną oraz, że wyrażacie zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Spółdzielnię i zwrócenie jej do biura Spółdzielni osobiście lub poprzez wrzucenie do skrzynki administracyjnej umiejscowionej na Osiedlu.
Chodzi o to by pracownicy Spółdzielni bez problemów mogli wykorzystywać podane przez Państwa dane do kontaktu tj. numer telefonu i adres e-mail w celu szybkiego kontaktu z Państwem w przypadkach awarii lub innych ważnych spraw, dotyczących lokalu, Osiedla, które Państwo zamieszkują. Wszyscy pracownicy i wszystkie firmy, które świadczą usługi dla Państwa w ramach Spółdzielni są zobowiązane do zachowania wszystkich danych osobowych mieszkańców w tajemnicy i użycia ich tylko i wyłącznie w przypadkach koniecznych do prawidłowego wykonywania swoich obowiązków, do których zobowiązują nas przepisy.
Kolejna mechanizm mający na celu bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych, który został wdrożony przez Spółdzielnię w 2014 roku to program ADA WEB służacy do indywidualnego sprawdzania stanu konta „czynszowego”. Jednakże, w związku z wprowadzaniem standardów zabezpieczeń zgodnych z aktualną polityką bezpieczeństwa informacji, dotychczasowy moduł obsługi elektronicznej w zakresie opłat eksploatacyjnych za lokale ADA WEB zastąpiony zostaje z dniem 28 maja 2018 roku modułem ADA NET.
ADA-NET jest aplikacją umożliwiająca właścicielom lokali dostęp do informacji związanych z ich lokalami. Użytkownik posiada możliwość sprawdzenia stanu konta „czynszowego”. Drugą możliwością jest dostęp do aktualności. Niestety Spółdzielnia ma wykupiony jedynie moduł dostępu do konta „czynszowego” dlatego też część zakładek w systemie, po zalogowaniu, będzie dla Państwa nieaktywna. Niemniej jednak podjęliśmy już działania zmierzające do zakupu dostępu do pozostałych modułów i mamy nadzieje, że w najbliższym czasie będziemy mogli przekazać Państwu informacje o możliwości korzystania z pozostałych kart zawartych w ADA NET.
Logowanie do systemu ADA NET nadal odbywało się będzie za pomocą linka umieszczonego na stronie internetowej Spółdzielni www.nowydom82.pl przez wprowadzenie loginu i hasła tymczasowego nadanego przez Spółdzielnię. Najważniejsza zmiana polega na umożliwieniu użytkownikowi zmiany hasła. Zmianie ulegnie także szata graficzna systemu, nad która obecnie jeszcze pracujemy.
Osoby, które były użytkownikami ADA WEB w celu zalogowania się do ADA NET powinny postępować podobnie jak dotychczas, z wykorzystaniem posiadanego loginu i hasła dostępowego, ale z pominięciem adresu e-mail. Dotychczasowe hasło dostępu powinno zostać użyte do pierwszego logowania w serwisie internetowym ADA NET. Po pierwszym zalogowaniu w ADA NET osoba uprawniona powinna dokonać zmiany hasła dostępu na własne.
Osoby nieposiadające uprawnień do korzystania z elektronicznego systemu ewidencji naliczeń i wpłat za lokale proszone są o zgłoszenie się z dowodem tożsamości do sekretariatu biura Spółdzielni przy ul. Targowej 33/35/37 i wypełnienie formularza zgłoszeniowego do ADA NET.
KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH ZA POMOCĄ MONITORINGU WIZYJNEGO
Szanowni Państwo,
wdrożenie i stosowanie w pełni zasad mających na celu ochronę Państwa danych osobowych wymaga od nas pracowników przetwarzających dane osobowe wprowadzenie nowych lub zmienionych dokumentów, formularzy, klauzul czy podpisaniu umów powierzenia. Niezbędne też jest wprowadzenie dodatkowych zabezpieczeń technicznych.
Dotychczas niektóre informacje były Państwu przekazywane drogą elektroniczną czy też telefonicznie. Dla dobra bezpieczeństwa Państwa danych nie wszystkie informacje będą mogły być teraz przekazywane tymi środkami przekazu. Dlatego też, zwracamy się do Państwa o wyrozumiałość. Stosowanie przepisów Rozporządzenia RODO wymaga od nas obecnie ograniczenia przekazywania informacji telefonicznie ze względu na brak mechanizmów pozwalających na właściwą identyfikację odbiorcy informacji zaś niektóre informacje przesyłane e-mailem będą szyfrowane. Indywidualny kod dostępu do informacji e-mailowej zawierającej dane osobowe przesyłany będzie sms. Chodzi oczywiście jedynie o informacje zawierające dane osobowe.
Na dzień dzisiejszy zachęcamy do uruchomienia dostępu do programu ADA NET i w ten sposób sprawdzanie stanu konta „czynszowego”.
W dalszym ciągu oczywiście będziemy Państwa informować o wszystkich ważnych sprawach dotyczących nieruchomości poprzez ogłoszenia wywieszane na tablicach ogłoszeń i zamieszczanych na stronie internetowej, czy też poprzez indywidualną korespondencję dostarczaną przez pracowników firmy sprzątającej, z którą podpisana została umowa powierzenia danych osobowych i której pracownicy na podstawie tej umowy zobowiązani zostali do zachowania tajemnicy korespondencji. Informujemy także, że od 25 maja wszelka korespondencja indywidualna musi być dostarcza w kopertach, bowiem zszycie kartek nie jest odpowiednim zabezpieczeniem przekazywanego pisma.
Jeszcze raz zwracamy się do Państwa z prośbą o wyrozumiałość i współdziałanie we wdrażaniu zasad mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych, które zostały zgromadzone w Spółdzielni na przestrzeni lat wykonywania dla Państwa usług i zwrócenie do biura Spółdzielni podpisanej Zgody na przetwarzanie Państwa danych osobowych tj. numer telefony i adres email.